C’est une réforme passée inaperçue ou presque. Depuis le 1er novembre 2023, les salariés en poste ont droit à une information écrite relative aux principaux éléments de leur relation de travail. Retour sur cette obligation de transparence, qui incombe à tous les employeurs.
Le contexte
En 2019, l’Union européenne adopte une directive avec pour objectif « d’améliorer les conditions de travail en favorisant un emploi plus transparent et plus prévisible » (Dir. UE n° 2019/1152 du 20 juin 2019). Mais il faudra attendre 2023 pour que la France transpose une partie (seulement) de ces mesures dans le Code du travail (loi n° 2023-171 du 9 mars 2023 et décret n° 2023-1004 du 30 oct. 2023).
Qui est concerné ?
Depuis le 1er novembre 2023, tous les employeurs de droit privé doivent communiquer par écrit aux salariés nouvellement embauchés « les informations principales relatives à la relation de travail » (art. L. 1221-5-1 C. trav.). Ces informations doivent également être transmises aux salariés recrutés avant cette date, à leur demande. Ces règles s’appliquent quel que soit le secteur d’activité et la taille de l’entreprise.
Lors de l’embauche
Les salariés doivent être informés, par écrit, des fonctions qu’ils vont exercer, de l’intitulé de leur poste, de la composition de leur rémunération, de la durée du travail ou encore de leur droit à la formation (pour une liste complète des éléments à communiquer, voir le tableau plus bas). Certaines de ces informations doivent être reçues dans la semaine qui suit l’embauche, quand d’autres peuvent l’être au maximum un mois plus tard.
À NOTER
• Les établissements publics à caractère industriel et commercial (ÉPIC) qui embauchent du personnel dans des conditions de droit privé (personnel non titulaire) sont soumis à cette obligation d’information, sauf s’il existe des dispositions spécifiques en la matière (art. L. 1221-5-1 et L. 1211-1 C. trav.).
• En revanche, les particuliers employeurs en sont exonérés pour les salariés payés en Cesu dont le temps de travail n’excède pas 3 heures hebdomadaires au cours d’une période de référence de 4 semaines (art. L. 1271-5 C. trav.).
Salariés recrutés avant novembre 2023
Les salariés qui ont pris leur poste avant le 1er novembre 2023 peuvent, à tout moment, demander communication des éléments obligatoirement transmis aux nouveaux embauchés (art. 7 Décr. n° 2023-1004 du 30 oct. 2023). L’employeur dispose alors d’un délai de sept jours ou de trente jours calendaires, selon les informations demandées, pour s’exécuter (voir tableau ci-dessous).
Notre conseil
La loi ne précise pas le point de départ des délais de sept ou de trente jours accordés à l’employeur pour communiquer les informations, mais il s’agit nécessairement de la date où il réceptionne la demande du salarié. Il faut donc que cette demande soit adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre récépissé, au service des ressources humaines par exemple.
À quelles informations a-t-on droit ?
Dans les sept jours de l’embauche
Chaque salarié doit recevoir, au plus tard le septième jour calendaire à compter de sa date d’embauche, les informations suivantes (art. R. 1221-34 et R. 1221-35 C. trav.) :
• l’identité de l’employeur, c’est-à-dire la dénomination officielle de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS) ;
• le(s) lieu(x) où le salarié exécute sa prestation de travail et, si elle est différente, l’adresse de l’employeur ;
• l’intitulé du poste occupé, les fonctions exercées, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi ;
• la date d’embauche ;
• dans le cas d’une relation de travail à durée déterminée, sa date de fin ou la durée prévue de celle-ci ;
• la durée et les conditions de la période d’essai ;
• les éléments constitutifs de la rémunération, donc le salaire de base et tous les accessoires payés, directement ou indirectement, en espèces ou en nature, par l’employeur au salarié en raison de l’emploi de ce dernier (ces éléments sont à indiquer séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires) ;
• la périodicité et les modalités de paiement de la rémunération ;
• la durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement lorsque la période de référence est différente ;
À NOTER
Les jours calendaires correspondent à la totalité des jours du calendrier et comprennent donc les samedis, les dimanches et les jours fériés.
Information sur la durée du travail
Le droit européen plus protecteur
En cas de durée du travail « imprévisible », la directive européenne du 20 juin 2019 prévoit l’obligation d’informer le salarié (art. 4 Dir. UE n° 2019/1152 du 20 juin 2019) :
• « du nombre d’heures rémunérées garanties » ;
• « de la rémunération du travail effectué au-delà de ces heures garanties » ;
• « des heures et jours de référence durant lesquels le travailleur peut être appelé à travailler » ;
• « du délai de prévenance minimal auquel le travailleur a droit avant le début d’une tâche » ;
• « le cas échéant, le délai d’annulation de cette tâche ».
À ce jour, ces dispositions n’ont pas été transcrites dans le Code du travail, ce qui met la France en situation d’infraction au regard du droit de l’Union européenne.
Dans les trente jours suivant l’embauche
Chaque salarié doit recevoir, au plus tard trente jours à compter de sa date d’embauche, les informations suivantes (art. R. 1221-34 et R. 1221-35 C. trav.) :
• le droit à la formation assuré par l’employeur, c’est-à-dire son obligation d’adapter les salariés à leur poste de travail et de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des technologies (art. L. 6321-1 C. trav.) ;
• la durée du congé payé, ou les modalités de calcul de cette durée ;
• la procédure à respecter lorsque la relation de travail prend fin (licenciement, démission, etc.) ;
• les conventions et accords collectifs (de branche, d’entreprise, d’établissement) applicables ;
• le régime obligatoire auquel le salarié est affilié, le contrat de protection sociale complémentaire collectif (mutuelle d’entreprise) ainsi que les éventuelles conditions d’ancienneté qui y sont attachées ;
• pour les intérimaires, l’identité de l’entreprise utilisatrice, aussitôt qu’elle est connue.
Renvoi à la loi ou aux accords collectifs
C’est sur ce point que la transposition de la directive européenne s’avère la plus décevante. Énième cadeau fait aux employeurs, ces derniers peuvent se contenter de transmettre certaines informations par un simple renvoi aux dispositions législatives ou conventionnelles applicables (accord de branche, d’entreprise, d’établissement) (art. R. 1221-35 C. trav. ; voir tableau)
Modalités d’information
L’employeur doit délivrer l’ensemble des informations requises par écrit. Il peut les adresser sous format papier, par tout moyen conférant date certaine : lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre récépissé (art. R. 1221-39 C. trav.).
Ces éléments peuvent également être envoyés par voie électronique, lorsque les conditions suivantes sont remplies (art. R. 1221-39 C. trav.) :
• le salarié dispose d’une messagerie ;
• les informations reçues peuvent être enregistrées et imprimées ;
• l’employeur conserve un justificatif de la transmission ou de la réception des informations.
Le point sur
Informations figurant sur le contrat de travail ou la fiche de paye
La fiche de paie mentionne déjà un certain nombre d’informations relatives à la relation de travail : composantes du salaire, durée du travail, convention collective applicable, etc. Il en est de même pour la plupart des contrats de travail, – non obligatoires, faut-il le rappeler, pour une embauche en CDI. L’employeur remplit-il son obligation d’information pour les éléments qui figurent sur ces documents, dès lors que les délais de communication de sept ou de trente jours sont respectés ? Difficile de répondre, en l’absence de jurisprudence sur ce point. Mais si l’on s’en tient au Code du travail numérique, publié sur le site internet officiel du gouvernement, l’employeur doit transmettre les informations obligatoires par écrit « dans un ou plusieurs documents nécessairement différents du contrat de travail » (« Informations principales sur la relation de travail », C. trav. numérique, 5 juill. 2024).
Des informations à jour
Lorsque les éléments communiqués par écrit au salarié font l’objet d’une modification, ce dernier doit en être informé, toujours par écrit, dans les plus brefs délais. Au plus tard, cette information est à transmettre à la date de prise d’effet de la modification. À titre d’exemple, toute mutation géographique doit faire l’objet d’un écrit réceptionné par le salarié au plus tard le premier jour de travail sur le nouveau site. La distance entre l’ancien et le nouveau lieu de travail n’entre pas en ligne de compte : dans tous les cas, l’employeur doit acter la mutation par un écrit. Il en est de même lorsque les fonctions exercées évoluent : le salarié doit en être informé par écrit, au plus tard à la date de prise d’effet des changements décidés par l’employeur. Comme pour les éléments à communiquer lors de l’embauche, l’employeur doit procéder à un envoi sous format papier, par tout moyen conférant date certaine, ou sous format électronique, dès lors que certaines conditions sont remplies (voir ci-dessus).
À NOTER
Il n’y a pas obligation d’une information écrite pour les modifications qui résultent d’une nouvelle règlementation ou de nouvelles dispositions conventionnelles (art. R. 1221-40 C. trav.).
Carence de l’employeur
Que faire face à un employeur qui refuse de communiquer les informations auxquelles le salarié a droit ? Dans un premier temps, il est toujours possible de demander l’aide du syndicat ou de l’union locale territorialement compétente pour envoyer un courrier recommandé (le cas échéant au nom du syndicat). Reste ensuite la saisine des prud’hommes, sous réserve de respecter deux conditions préalables (art. L. 1221-5 et R. 1221-41 C. trav.) :
• adresser à l’employeur une mise en demeure ;
• attendre sept jours calendaires à compter de la réception de cette lettre par l’employeur.
Notre conseil
S’adresser au juge des référés
En l’absence de contestation sérieuse dans un litige de droit du travail, il est toujours possible de saisir le juge des référés prud’homal. Ainsi, « dans le cas où l’existence de l’obligation n’est pas sérieusement contestable, la formation de référé peut […] ordonner l’exécution de l’obligation même s’il s’agit d’une obligation de faire » (art. R. 1455-7 C. trav.).
L’employeur étant tenu de communiquer les informations principales de la relation de travail, sous format papier « conférant date certaine » ou sous format électronique avec « justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations », il ne peut pas y avoir de contestation sérieuse de sa part lorsqu’il n’est pas en mesure de prouver son envoi. Un mois après sa saisine (délai théorique), le juge des référés pourra rendre une ordonnance exigeant la communication des informations demandées.
