Pour éviter les « oublis » qui pourraient être préjudiciables pour les salariés, les membres élus du CSE doivent établir un agenda de travail sur l’année. Bien entendu, il s’agit d’un pense-bête, qui peut être modifié selon les problématiques du moment dans l’entreprise.
EN DÉBUT DE MANDAT
La prise de mandat est une période complexe pour les élus du CSE. Que doivent-ils faire ? À quel moment ? Dans quel but ? Quels sont les points de vigilance ?
Le relais entre anciens et nouveaux élus
Il est essentiel lors d’un renouvellement de l’équipe du CSE qu’un temps d’échanges entre les anciens et nouveaux élus existe pour apporter les explications sur les fonctions et le rôle de chacun. Ce moment peut être organisé lors d’une réunion informelle en veillant à ce que l’horaire permette aux anciens élus d’y assister.
La mise en place du bureau du CSE
À la suite des élections, il est impératif d’organiser le CSE en fixant pour chacun le rôle qu’ils entendent jouer. La désignation lors de la première séance plénière du secrétaire et du trésorier est obligatoire.
Ces fonctions doivent être tenues par des titulaires mais des adjoints titulaires ou suppléants peuvent être désignés pour les seconder.
Pour des questions d’efficacité, il est indispensable de se répartir selon les appétences de chacun les autres missions du CSE : la désignation des élus en charge de la commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT), et d’un secrétaire si un accord le prévoit ; la désignation du référent de lutte contre le harcèlement, puis des membres qui devront siéger au conseil d’administration ou au conseil de surveillance (s’il existe).
Les personnes chargées des activités sociales et culturelles sont aussi très attendues par les salariés au regard des avantages accordés : réductions de prix pour des spectacles, des voyages, possibilité de cotiser pour obtenir des chèques-vacances, etc.
La remise de documents
Une fois le bureau constitué, ce dernier peut réclamer au président du CSE (l’employeur) les documents relatifs à la situation économique et financière de l’entreprise, et demander à obtenir un accès permanent à la BDESE (base de données économiques, sociales et environnementales).
La formation des élus
Dès le début du mandat, un planning de formation des élus peut être établi pour la première année, en priorisant, dans un premier temps, une formation correspondant au rôle de chacun. Il est, à notre avis, utile d’inscrire à l’ordre du jour de l’un des premiers CSE cette initiative, afin de montrer aux salariés que les élus ne s’engagent pas dans leur mandat à la légère.
La formation économique. Elle concerne les membres titulaires élus pour la première fois selon les dispositions légales (art. L. 2315-63 C. trav.). Mais, au regard de l’évolution constante des règles en matière économique et sociale, il ne serait pas aberrant que cette formation soit étendue à d’autres élus, même suppléants. L’employeur doit en être d’accord.
La formation en matière de santé, sécurité et condition de travail. Elle s’adresse à tous les élus (art.L. 2315-18 C. trav.), qu’ils soient ou non membres de la CSSCT. En effet, le CSE dans sa globalité doit s’intéresser à la santé et la sécurité des salariés. Le secrétaire du CSE notamment est responsable des travaux réalisés par cette commission.
La formation économique sociale et environnementale ou formation syndicale. Elle est ouverte à tous les salariés, élus ou non (art. L. 2145-5 C. trav.). De plus, elle peut être associée à des formations plus spécifiques complétant les deux premières, sur la prévention des risques professionnels, sur le travail des comptes de l’entreprise, ou même portant sur le droit du travail.
Le règlement intérieur du CSE
Le CSE a des obligations comptables qui doivent apparaître au règlement intérieur dans toutes les entreprises comptant au moins 50 salariés. Pour autant, le règlement intérieur a toute sa place, selon nous, dans les entreprises plus petites, pour leur permettre d’agir efficacement et s’appuyer sur des procédures de fonctionnement et d’organisation fixées et précisées à l’avance.
Mise en place du CSE. Si le CSE est nouvellement mis en place, les élus vont devoir rédiger un règlement intérieur déterminant les modalités de son fonctionnement. S’atteler à cet exercice n’est pas une mince affaire et n’est pas à négliger. Ils peuvent se faire aider par des cabinets d’expert financés par le budget de fonctionnement du CSE.
Renouvellement du CSE. Un mois après l’élection, l’adoption du règlement intérieur doit être mise à l’ordre du jour de la première réunion du CSE, bien qu’à ce stade du mandat elle puisse paraître prématurée. Les élus doivent déjà prendre connaissance des prérogatives du CSE et de son règlement intérieur. En effet, il sera possible en cours de mandat de modifier ou d’abroger les clauses de celui-ci.
POUR UN SUIVI RÉGULIER
Le CSE doit gérer au quotidien le suivi des « affaires ». Dans cet objectif, il est important de planifier ce qui devra être mis à l’ordre du jour tout au long de l’année. Cette démarche devrait être réitérée tous les ans. Les questions sont, de manière générale, les mêmes d’une année sur l’autre.
Les réclamations des salariés
Les élus du CSE doivent porter à la connaissance de l’employeur les réclamations individuelles et collectives des salariés. Il s’agit là d’un véritable travail de terrain, impliquant une rencontre avec les salariés. Ces réclamations doivent être systématiquement portées à l’ordre du jour de chaque CSE, afin qu’elles apparaissent dans le procès-verbal établi par le secrétaire après chaque séance plénière. L’idée est de montrer que les salariés et le CSE ont agi et/ou que le problème a été traité et résolu grâce à leur action. Si tel n’est pas le cas, la direction doit apporter des réponses concrètes. Le terme « réclamations », ne signifie pas tout et n’importe quoi. Elles doivent porter sur les salaires, l’application du Code du travail et le Code de sécurité sociale, ainsi que sur les conventions et accords applicables dans l’entreprise. (art. L. 2312-5 C. trav.).
Les consultations récurrentes
C’est à l’employeur, en principe, d’organiser les trois grandes consultations récurrentes qui doivent avoir lieu tous les ans, sauf si un accord d’entreprise en dispose autrement (art. L 2312-22 C. trav.).
Il s’agit là de consultations qui sont inscrites de plein droit par l’employeur. Mais le CSE doit rester vigilant et rappeler l’employeur à son bon souvenir s’il oublie de traiter les points concernant :
- les orientations stratégiques de l’entreprise ;
- la situation économique et financière de l’entreprise ;
- la politique sociale, l’emploi et les conditions de travail des salariés.
Chacune d’elles doit avoir lieu à la même période chaque année, ce qui facilite la planification des ordres du jour et l’étude des dossiers.
À NOTER
Moins évidentes à planifier sont les consultations ponctuelles qui peuvent survenir à tout moment du mandat. Les élus du CSE doivent être attentifs car certaines décisions de l’employeur ne nécessitent pas toujours qu’ils soient consultés. Ci-dessous, quelques exemples des projets imposant une consultation du CSE telles :
• la modification de l’organisation économique et juridique de l’entreprise ;
• l’aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail des salariés ainsi que la mise en place de nouvelles technologies ;
• la méthode de recrutement et les moyens de contrôle de l’activité des salariés ;
• la restructuration et la compression des effectifs ;
• les licenciements collectifs pour motif économique.
La gestion des comptes et des activités sociales et culturelles
Le CSE a l’obligation de tenir des comptes annuels (règlement ANC n° 2021-05 du 3 sept. 2021 relatif aux comptes annuels des CSE) et de présenter, en séance plénière, un plan comptable général. Tous les CSE sont concernés par cette obligation même si les modalités d’établissement diffèrent selon les effectifs de l’entreprise. Ce qui est certain, c’est que chacune des deux activités du comité doit faire l’objet d’un budget particulier : un budget de fonctionnement et un budget pour les activité sociales et culturelles. Il est recommandé d’utiliser des comptes bancaires différents pour les deux comptabilités. Il faut donc que le CSE prévoie une fois par an un point unique à l’ordre du jour concernant ces comptes annuels lors d’une réunion spécifique qui donnera lieu à un procès-verbal particulier. Par un vote, les membres élus du CSE arrêtent les comptes selon les modalités prévues par le règlement intérieur.
Les questions relatives à la CSSCT
La commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) est obligatoire dans les entreprises de plus de 300 salariés. Sinon, il faut un accord d’entreprise qui prévoie son existence. Il sera signé par le CSE en cas d’absence de délégué syndical et devra fixer le nombre annuel de réunions consacrées aux points à aborder, qui varient en fonction de l’effectif de l’entreprise (art. L. 2315- 43 C. trav.). Toutefois, si l’accord prévoit, par exemple, quatre réunions dans l’année et que les circonstances l’exigent, la majorité des membres de la CSSCT peuvent demander une réunion exceptionnelle sur un point particulier si le président ne le fait pas de son côté. Il est important de planifier sur l’année au moins celles prévues dans l’accord d’entreprise.
